Iscrivi e Accompagna i Minori come Allenatore

Si applica a: Titolari e manager di un'accademia

Puoi iscrivere tu stesso i minori della tua accademia a un evento, uno alla volta o in blocco, e Hajime chiede poi il consenso ai loro genitori. Finché un genitore non ha dato il consenso, l'atleta non può fare il check-in. Ecco il percorso di un minore dall'iscrizione al giorno di gara, e cosa cambia quando diventa maggiorenne.

Iscrivi un Minore

Apri l'evento dall'amministrazione della tua accademia e vai alla sua pagina di iscrizione. Ha tre schede: Iscrizione manuale, Importazione CSV e Dal mio roster.
In Iscrizione manuale usa Cerca atleta per scegliere il minore dal tuo roster, scegli la specialità e le categorie, poi premi Crea iscrizione.
L'iscrizione viene salvata subito. Si apre poi una finestra Consenso del genitore o tutore che ti dice che l'atleta è minorenne e che un genitore o tutore deve dare il consenso.

Se chiudi la finestra, l'iscrizione resta. Manca però ancora il genitore, e nella tua pagina Minori il minore compare come Nessun consenso del genitore finché non ne viene indicato uno.

Indica il Genitore nella Finestra

Compila Nome del genitore o tutore, Cognome del genitore o tutore, Relazione con l'atleta (Genitore, Tutore legale o Altro), Email del genitore o tutore e, se vuoi, Telefono del genitore o tutore (opzionale). Leggi la dichiarazione, spunta Accetto la dichiarazione e la conferma sopra riportate e premi il pulsante in fondo. Si chiama Invia al genitore o tutore per la conferma quando l'evento richiede che il genitore confermi via email, e Registra il consenso del genitore o tutore quando l'evento accetta una dichiarazione.

Poiché sei tu a indicare il genitore, il consenso resta in sospeso finché il genitore non conferma. Un messaggio te lo dice: i dati del genitore sono salvati e Hajime è in attesa della conferma del genitore.

Se per l'atleta c'è già un genitore registrato, non devi riscrivere nulla. La finestra propone Usa il consenso di questo genitore o tutore quando quel genitore soddisfa già il requisito dell'evento, oppure Invia email di conferma quando serve una nuova conferma. Un genitore con un account collegato al minore non si può sostituire da qui.

Iscrivi Molti Minori con un CSV

La scheda Importazione CSV prevede una revisione preliminare: non viene creato nulla finché non confermi l'anteprima.

Premi Scarica modello. È già compilato con il tuo roster attivo, fino a 100 righe, e include tre colonne facoltative per il genitore: guardian_email, guardian_name e guardian_phone.
Compila una riga per specialità. Per ogni minore aggiungi email e nome del genitore. I limiti sono 100 righe e 1 MB.
Premi Scegli file CSV, poi Anteprima importazione. Correggi le righe che l'anteprima segna come non valide.
Se l'anteprima avvisa che verranno creati nuovi account, spunta Ho capito che verranno creati nuovi account., poi premi Conferma le righe importabili.

Un minore senza email propria, ma con la data di nascita, riceve un account gestito e non gli viene inviata nessuna email. Inserisci nella riga l'email del genitore: altrimenti nessuno viene interpellato per il consenso finché la famiglia non indica un genitore o l'organizzatore dell'evento non ne aggiunge uno dal roster. Se lo salti, puoi indicare il genitore anche in seguito: nella pagina Minori della tua accademia, una riga in Nessun consenso del genitore ha il pulsante Indica il genitore o tutore. Vedi Sollecita il Consenso dei Genitori per i Tuoi Minori. Ogni genitore riceve la propria email di conferma con il proprio link, e il link di un genitore non sblocca mai un altro minore.

Se lo stesso minore compare in più righe, il genitore viene gestito una volta sola. Se il minore ha già un genitore registrato, le colonne del genitore di quella riga vengono ignorate e l'anteprima te lo segnala.

[Screenshot placeholder: anteprima dell'importazione CSV con le colonne del genitore compilate per due minori]

Cosa Succede Dopo

Il genitore riceve un'email con un link di conferma. Il link mostra a cosa sta acconsentendo e gli permette di confermare, rifiutare o dire di non essere il genitore dell'atleta. Finché non conferma, il consenso risulta in sospeso e il minore non può fare il check-in. La ricevuta parte solo dopo la conferma del genitore. In un evento che verifica i genitori di persona, la conferma via email è solo un primo passo: il consenso resta in sospeso, senza ricevuta, finché il banco non attesta di persona. Il lato del genitore è descritto in Iscrivere un Atleta Minorenne.

Segui il Consenso nella Pagina Minori

Nel menu di amministrazione dell'accademia scegli Minori. Ogni iscrizione futura dei tuoi minori compare con uno stato: Nessun consenso del genitore, In attesa di consenso, Consenso dato o Ritirato, e i filtri sopra l'elenco selezionano per stato. Per sollecitare i genitori, spunta le righe in attesa di consenso e premi Sollecita i genitori, poi Invia solleciti nella conferma. Un genitore di più dei tuoi minori riceve una sola email.

Hajime sollecita i genitori anche da solo, alcune volte prima dell'evento e alla scadenza delle iscrizioni. Un'iscrizione viene sollecitata al massimo una volta al giorno, quindi il sollecito che invii tu sostituisce quello automatico di quel giorno. L'email di sollecito non contiene il link di conferma: il genitore conferma dall'email originale. La guida completa è in Sollecita il Consenso dei Genitori per i Tuoi Minori.

Accompagna un Minore all'Evento

Quando un genitore non può venire, può designare un delegato per quell'evento, e il delegato può essere un allenatore dell'accademia. Può farlo solo il genitore: sotto Chi accompagnerà? sceglie Un allenatore dell'accademia, e l'elenco contiene i titolari e i manager dell'accademia del minore. Se un genitore te lo chiede, indicagli Designare un Delegato per l'Evento di Tuo Figlio.

Quando un genitore ti sceglie, l'evento compare in Minori che stai accompagnando nella tua pagina Minori, con la data e il telefono del genitore. Le note private del genitore non ti vengono mai mostrate.

Alcuni eventi chiedono al banco del check-in di registrare chi è con ciascun minore. Il banco vede allora il delegato nella pagina di check-in dell'atleta e registra Il delegato è presente; per un allenatore delegato la scheda mostra solo il tuo nome. Il lato del banco è descritto in Registrare l'Adulto Accompagnatore al Check-in. Un delegato non sostituisce mai il consenso del genitore: senza di esso l'atleta non può comunque fare il check-in.

Documenti Richiesti e Codice di Condotta

Se l'evento richiede un certificato medico o una licenza federale, il banco blocca il check-in del minore che non ne ha uno registrato e indica il documento mancante. Puoi aggiungerlo tu in anticipo dal pulsante Documenti nella pagina Minori: vedi Carica i Certificati Medici dei Tuoi Minori. Quando è valido, il banco lascia passare il minore. Lo staff al banco può anche accettare l'iscrizione senza il documento, con una nota scritta.

Se l'organizzatore chiede agli allenatori di confermare il codice di condotta e la politica di tutela, un avviso nella pagina dell'evento te lo chiede: vedi Conferma il Codice di Condotta come Allenatore. Non blocca mai i tuoi atleti.

Quando un Minore Diventa Maggiorenne

La maggiore età dipende dal paese: 18 anni nella maggior parte. Un controllo giornaliero rileva il compleanno, quindi può servire fino a circa 30 ore perché si veda. L'autorità del genitore termina, l'atleta e il genitore vengono avvisati e le iscrizioni non richiedono più il consenso del genitore: l'atleta non resta più in attesa. Il record del consenso viene conservato come prova: vedi Dati dei Minori e Diritti sui Dati per Organizzatori e Allenatori.

Per quell'atleta perdi gli strumenti riservati ai minori: la finestra Documenti smette di funzionare, perché vale solo finché l'atleta è minorenne.

Se l'atleta non ha un'email, l'account gestito resterebbe senza accesso. Ricevi un avviso nell'app, Atleta gestito ha raggiunto la maggiore età, che ti chiede di aggiungere un'email dal roster così l'atleta può prendere in mano il proprio account.

Domande Frequenti

Se chiudo la finestra del genitore o il minore non ha un genitore? L'iscrizione resta e la riga mostra Nessun consenso del genitore nella pagina Minori. Non si può inviare un sollecito finché non c'è un genitore registrato. La famiglia può indicarne uno dal proprio account, e l'organizzatore dell'evento può aggiungerne uno dal roster dell'evento.

Posso riusare un genitore per un fratello? Ogni minore ha il proprio genitore registrato, anche se la persona è la stessa. Scrivi gli stessi dati per ciascun minore, oppure usa un CSV con la stessa email del genitore su entrambe le righe. Il genitore conferma comunque una volta per minore.

Il CSV richiede le colonne del genitore? Solo per i minori. Un file senza queste colonne si importa lo stesso, e le righe degli adulti non sono toccate.