Gestisci i Documenti dell'Organizzazione e le Versioni

Applies to: Admin dell'organizzazione · Organizzatori di eventi

Regolamenti e policy cambiano nel tempo. La serie documentale permette alla tua organizzazione di pubblicarli senza rompere i collegamenti su cui gli eventi già contano. Crei una serie con un nome, per esempio "Regolamento Kick Boxing", e carichi ogni nuova edizione al suo interno. L'ultimo caricamento diventa la versione corrente, le precedenti restano come versioni archiviate.

Anche le accademie hanno la stessa pagina Documenti nella loro area di amministrazione, con gli stessi passaggi. L'unica differenza è la sezione chiamata Moduli dell'accademia al posto di Moduli dell'organizzazione.

Qui parliamo dei documenti che pubblica la tua organizzazione. I documenti che gli atleti caricano su se stessi e le regole di condotta che gli allenatori confermano sono trattati in Richiedere documenti per il tuo evento e Richiedere la presa visione del codice di condotta per il tuo evento.

Apri la pagina Documenti

Apri l'area di amministrazione della tua organizzazione e scegli Documenti. Se vieni riportato alla dashboard con un messaggio che dice che i documenti non sono abilitati, la funzione non è attiva per la tua organizzazione.

La pagina è divisa in quattro sezioni, mostrate come schede:

Regolamenti e Norme
Moduli dell'organizzazione
Politica di tutela minori
Codice di condotta

I documenti di una sezione sono scaricabili pubblicamente dalla pagina della tua organizzazione. Carica solo ciò che sei felice di condividere con chiunque.

[Screenshot placeholder: pagina Documenti con le quattro schede e una serie documentale]

Crea una serie documentale

Scegli la sezione adatta al documento.
Seleziona Nuova serie documentale.
Scrivi un Nome, per esempio "Regolamento Kick Boxing". Scegli un nome che abbia ancora senso quando caricherai l'edizione del prossimo anno.
Seleziona Crea serie documentale.

Il numero di serie per organizzazione ha un limite. Se lo raggiungi, Hajime ti indica il massimo e puoi ritirare le serie che non usi più.

Carica una versione

Sulla scheda della serie seleziona Carica, poi clicca o trascina un PDF nel riquadro. Sono accettati solo file PDF fino a 20MB, uno alla volta. Seleziona Carica documento per concludere.

Il nuovo file è contrassegnato come Corrente. Quello che sostituisce passa a Versioni precedenti ed è contrassegnato come Archiviato.

Hajime conserva solo le ultime versioni di ogni serie. Quando la tua è piena, la finestra di caricamento ti avvisa quale file verrà eliminato definitivamente prima della conferma, e il messaggio finale lo nomina.

Aggiorna gli eventi che usano la vecchia versione

Se alcuni eventi sono già collegati alla serie, il nuovo caricamento apre la finestra Aggiornare gli eventi che usano la versione precedente?. Elenca gli eventi non ancora iniziati che mostrano ancora il vecchio file, tutti selezionati di default. Seleziona Aggiorna selezionati per passarli alla nuova versione, oppure Salta per lasciarli come sono. Un evento che salti continua a mostrare il file precedente, con l'etichetta Versione obsoleta nella sua schermata Documenti.

Ritira o elimina una serie

Il pulsante archivio sulla scheda ritira la serie. Una serie ritirata mostra il badge Ritirato, non accetta nuovi caricamenti e appare attenuata. Il pulsante con la freccia circolare la riattiva. Puoi eliminare definitivamente una serie solo dopo averla ritirata e solo se non contiene documenti.

Collega un documento a un evento

Lo fa l'organizzatore dall'evento, non dalla pagina dell'organizzazione.

Apri il tuo evento e vai su Documenti.
In Collega un Documento scegli una Serie documentale.
Scegli la Visibilità: Pubblico, Atleti registrati oppure Solo atleti confermati.
Seleziona Collega.

L'elenco comprende le serie della tua accademia e della tua organizzazione. Se è vuoto, chiedi a un admin di caricare prima un documento. Seleziona il cestino su un documento collegato per toglierlo dall'evento.

La visibilità che scegli è una richiesta, non una garanzia. Se il proprietario del documento l'ha limitato a un pubblico più ristretto, l'evento mostra una nota che indica il limite imposto dalle impostazioni del proprietario e la tua scelta non viene applicata.

Domande frequenti

Gli eventi mostrano sempre l'ultima versione?

Solo se decidi di aggiornarli. Gli eventi non ancora iniziati ricevono la proposta di aggiornamento al caricamento. Dopo l'inizio, un evento mantiene ciò che aveva.

Posso caricare un file diverso da un PDF?

No. Il PDF è l'unico formato.