Guida al Responsabile della Tutela Minori
Come i titolari di accademia e gli admin dell'organizzazione nominano un responsabile della tutela minori e pubblicano la politica di tutela, e come in Hajime le segnalazioni vengono ricevute, seguite, annotate e chiuse.
Si applica a: Responsabili della tutela minori · Titolari e manager di un'accademia · Admin dell'organizzazione
Un'accademia o un'organizzazione può nominare un responsabile della tutela minori, pubblicare una politica di tutela e ricevere segnalazioni attraverso un modulo di segnalazione pubblico. Hajime invia al responsabile una email per ogni nuova segnalazione e offre a chi può accedere all'amministrazione della tua accademia o organizzazione un posto dove leggere le segnalazioni, aggiungere note e chiuderle. Il ruolo di responsabile non apre nulla da solo, come mostrano i passaggi qui sotto.
Cos'è il Ruolo
Il responsabile della tutela minori è la persona di riferimento per le segnalazioni di tutela sollevate nei confronti della tua accademia o organizzazione. Nominarlo registra un nome, un'email e un telefono facoltativo. Quella persona riceve una email ogni volta che arriva una segnalazione.
Il record non dà a nessuno un account né un permesso. Leggere e modificare le segnalazioni è riservato ai titolari e ai manager dell'accademia, o agli admin dell'organizzazione, e agli amministratori della piattaforma Hajime, il cui accesso viene registrato. Se il tuo responsabile non è una di queste persone, riceve l'email di avviso ma non può aprire le segnalazioni in Hajime finché non gli dai uno di quei ruoli.
Nomina un Responsabile
Devi essere titolare o manager dell'accademia, oppure admin dell'organizzazione. Nel menu di amministrazione scegli Responsabile tutela minori.
- Sotto Nomina un responsabile della tutela minori compila Nome e cognome ed Email, e Telefono se vuoi.
- Premi Nomina responsabile.
Può esserci un solo responsabile attivo alla volta. Finché ce n'è uno, la pagina lo mostra sotto Responsabile attuale e il modulo è nascosto.
Se nessun responsabile è nominato, la dashboard dell'accademia mostra Nessun responsabile della tutela minori è stato nominato tra le cose che richiedono attenzione. Il link porta direttamente a questa pagina.
Sostituisci un Responsabile o Termina il suo Incarico
Premi Termina incarico accanto al responsabile attuale e conferma la richiesta Terminare l'incarico di questo responsabile?. L'incarico viene chiuso e il modulo torna disponibile per nominare la persona successiva. Il vecchio responsabile resta registrato con una data di fine: non viene cancellato nulla. Non c'è una schermata di modifica, quindi per correggere un errore nel nome o nell'email termina l'incarico e nomina di nuovo.
Pubblica la Politica di Tutela
La politica è un documento che carichi in Documenti, nella sezione Politica di tutela minori.
- Apri Documenti e scegli la scheda Politica di tutela minori.
- Premi Nuova serie documentale, dai un nome al documento e premi Crea serie documentale. La serie è l'insieme con nome che contiene tutte le versioni del documento.
- Premi Carica documento e aggiungi il PDF, fino a 20 MB.
La politica non compare nella pagina pubblica della tua accademia o organizzazione, che mostra solo regolamento e moduli. Le persone di un evento la vedono quando la colleghi a quell'evento, tra i documenti dell'evento. Un nuovo caricamento diventa la versione corrente. Per chiedere a allenatori e staff di un evento di confermare di averla letta, collegala all'evento: vedi Richiedi la Presa Visione delle Regole di Condotta per il Tuo Evento.
Avvisi "Politica Mancante" e "Responsabile Mancante" sugli Eventi
Nella pagina di un evento che accetta minori, il pannello di preparazione per gli organizzatori può mostrare una sezione Tutela minori con fino a due avvisi:
- L'ente organizzatore di questo evento non ha nominato un responsabile della tutela minori attivo.
- L'ente organizzatore di questo evento non ha alcun documento di politica di tutela minori collegato.
Ciascuno ha un link Correggi verso la pagina giusta. Il secondo avviso resta finché una politica di tutela non ha un documento corrente caricato: una serie senza alcun file caricato conta comunque come mancante.
Sono avvisi di cortesia. Non bloccano mai iscrizioni, check-in o pubblicazione. Se l'evento è organizzato da un'accademia affiliata a un'organizzazione che ha un responsabile o una politica, per quell'elemento l'avviso non compare. Gli eventi che non accettano minori non mostrano avvisi di tutela.
[Screenshot placeholder: la sezione Tutela minori del pannello di preparazione dell'evento con due avvisi e i link Correggi]
Come Arriva una Segnalazione
Chiunque può fare una segnalazione senza account, dal link Segnala una preoccupazione di tutela minori in fondo alla pagina pubblica della tua accademia o organizzazione. Il modulo chiede:
- Categoria: Abuso, Molestie, Discriminazione, Violenza o Altro.
- Cosa è accaduto?: almeno 20 caratteri.
- Data in cui è avvenuto (opzionale).
- Contatto per un eventuale seguito (opzionale): email o telefono, solo se il segnalante vuole una risposta.
Dopo l'invio, il segnalante vede un codice di riferimento da citare in seguito. Un breve controllo anti-bot protegge il modulo, e gli invii ripetuti dallo stesso indirizzo sono limitati.
Se devi segnalare qualcosa tu stesso, usa lo stesso modulo dalla pagina pubblica. Hajime non ha un modulo interno separato.
L'email di avviso al responsabile contiene il codice di riferimento e la categoria, e chiede di accedere per leggere la segnalazione. La descrizione è esclusa di proposito. Se non c'è un responsabile nominato, la segnalazione viene comunque salvata e nessuno riceve email: in quel caso controlla spesso Segnalazioni di tutela minori.
Leggi e Segui le Segnalazioni
Nel menu di amministrazione scegli Segnalazioni di tutela minori. Le segnalazioni sono elencate dalla più recente, ciascuna con categoria, codice di riferimento, data e un'etichetta di stato: Ricevuta, In corso di verifica o Chiuso. Aprine una per vedere il riferimento, il contatto del segnalante, la data e la descrizione completa.
Note
Sotto Note del responsabile scrivi in Aggiungi una nota e premi Aggiungi nota. Le note mostrano il testo e l'ora in cui sono state aggiunte, in ordine. Una nota salvata non si può modificare né cancellare, quindi scrivila come un registro.
Stato e Chiusura
Una nuova segnalazione parte come Ricevuta. Dal blocco Stato puoi:
- premere Sposta in In corso di verifica mentre ci lavori;
- premere Chiudi segnalazione, che chiede Chiudere questa segnalazione? e offre una Nota di chiusura (opzionale).
Una segnalazione chiusa si può riaprire con Sposta in In corso di verifica, che ne cancella la nota di chiusura. Una segnalazione non può tornare a Ricevuta una volta iniziato il lavoro.
La nota di chiusura viene salvata con la segnalazione. La pagina della segnalazione non la mostra più in seguito, quindi riporta la sostanza dell'esito anche in una nota.
Chi Può Vedere le Segnalazioni e Cosa Viene Registrato
Le segnalazioni fatte contro un'accademia possono essere aperte dai titolari e dai manager di quell'accademia. Quelle fatte contro un'organizzazione possono essere aperte dagli admin di quell'organizzazione. Un admin dell'organizzazione non vede le segnalazioni di un'accademia affiliata, e nemmeno gli organizzatori di eventi le vedono, a meno che non siano una di queste persone. Possono aprirle anche gli amministratori della piattaforma Hajime, e il loro accesso viene registrato. Chiunque altro viene respinto.
Ogni volta che qualcuno apre una segnalazione, e ogni cambio di stato (con lo stato precedente e quello nuovo), viene registrato nel registro di audit insieme a chi l'ha fatto. L'aggiunta di una nota non viene registrata separatamente.
La descrizione del segnalante viene mostrata come testo formattato e non viene mai eseguita come codice.
Il Rapporto con i Dati dei Minori e la Conservazione
Le segnalazioni sono separate dai record di iscrizione, genitore e consenso dei minori. Non sono collegate a un'iscrizione né a un evento, e Hajime non ha una funzione per cancellare o modificare una segnalazione o una nota. Cosa possono vedere organizzatori e allenatori sui minori, e per quanto tempo si conservano i record del consenso, è descritto in Dati dei Minori e Diritti sui Dati per Organizzatori e Allenatori. Se una segnalazione riguarda un minore, evita di copiare dati sanitari o di contatto fuori da Hajime.
Cosa Non Puoi Ancora Fare Qui
Ricezione, stato e note sono l'intero insieme di strumenti. Non c'è modo di rispondere a un segnalante tramite Hajime, assegnare una segnalazione a qualcuno, allegare file o collegare una segnalazione a un evento o a un atleta. Il seguito con il segnalante avviene fuori dal prodotto, usando il contatto che ha lasciato.
Domande Frequenti
Il segnalante vede cosa succede alla sua segnalazione? No. Riceve un codice di riferimento all'invio e nient'altro dopo.
Il responsabile può essere una persona esterna all'accademia? Può essere nominato responsabile e riceverà le email di avviso, ma per leggere le segnalazioni deve essere titolare o manager dell'accademia, o admin dell'organizzazione.
La politica è pubblica? Non da sola. Non compare nella pagina pubblica della tua accademia o organizzazione. Le persone di un evento la vedono quando la colleghi a quell'evento.