Organizzare un Evento con Minorenni

Si applica a: Organizzatori di eventi e staff del check-in

Un minorenne può iscriversi solo se l'evento lo ammette, e può fare il check-in solo se il consenso di un tutore è confermato al livello che hai scelto. Lo incontrerai in quest'ordine: impostazioni, elenco iscritti, solleciti, giorno del check-in e documentazione finale.

Ammetti i Minorenni e Scegli il Livello di Verifica

Nelle impostazioni dell'evento spunta Questo evento ammette minorenni. Senza questa opzione un minorenne non può iscriversi all'evento. Con l'opzione attiva compaiono o diventano rilevanti altre tre voci:

Richiedi un adulto accompagnatore per i minorenni al check-in: vedi Registrare l'Adulto Accompagnatore al Check-in.
Documenti richiesti: vedi Richiedi Documenti per il Tuo Evento.
Verifica minima del genitore o tutore richiesta: quanto devi essere sicuro che il tutore sia davvero chi dice di essere.

La verifica ha tre livelli, ciascuno più severo del precedente.

Livello	Cosa fa il tutore	Cosa significa al check-in
Dichiarato (autocertificato dal genitore o tutore)	Dichiara di avere la responsabilità genitoriale, nell'app o dal link ricevuto per email	Il check-in è possibile appena il tutore conferma (link o app) o tu attesti di persona
Email confermata	Apre il link inviato da Hajime e sceglie Conferma consenso	Il check-in aspetta quella conferma
Identità attestata di persona	Può confermare online, ma la sola conferma non basta: la sua pagina gli dice di parlare con un organizzatore al check-in	Il check-in aspetta che un membro del tuo staff registri l'attestazione di persona

Un tutore con un account può dare il consenso con un tocco nell'app ai primi due livelli. Al terzo, l'app gli dice di rivolgersi allo staff al banco.

Chiunque inserisca un tutore (l'atleta, un allenatore, un organizzatore, il banco del check-in o un'importazione CSV), il consenso parte in attesa e il tutore conferma dall'email, qualunque livello tu scelga. Conta solo la conferma del tutore stesso, o la tua attestazione di persona.

Consenso in Attesa e Consenso Confermato

In attesa significa che un tutore è stato indicato ma non ha ancora agito. Finché non lo fa nulla è valido e il check-in è bloccato. Confermato significa che il tutore ha dato il consenso e raggiunge il livello del tuo evento. Un tutore può anche ritirare un consenso confermato, e l'iscrizione torna bloccata.

Leggi l'Elenco per Stato del Consenso

Nell'elenco iscrizioni dell'evento, quando l'evento ammette minorenni compare una riga di filtri Genitore o tutore: Minore, Consenso in attesa, Attestazione necessaria e Consenso revocato. Ne scegli uno o più: l'elenco mostra le iscrizioni che corrispondono a uno qualsiasi dei filtri scelti.

Minore: tutte le iscrizioni che richiedono il consenso di un tutore.
Consenso in attesa: ancora nessun consenso attivo.
Attestazione necessaria: c'è un tutore, ma non al livello di verifica richiesto dal tuo evento.
Consenso revocato: l'ultimo consenso è stato ritirato. Queste righe hanno anche un'etichetta Consenso revocato.

Una riga sotto i filtri indica quante iscrizioni corrispondono.

Sollecita i Tutori in Attesa

Scegli Sollecita i genitori o tutori in attesa sopra l'elenco. Hajime scrive a ogni tutore a cui manca ancora una conferma per questo evento. Un tutore con due minorenni nel tuo evento riceve una sola email che li elenca entrambi, con il nome dell'atleta, l'evento e la data. L'email non contiene un nuovo link di conferma: chiede al tutore di aprire quello che ha già ricevuto, oppure di contattarti.

Ogni iscrizione viene sollecitata al massimo una volta al giorno. Hajime invia anche solleciti automatici nelle settimane prima dell'evento, e contano anch'essi: un sollecito inviato oggi sostituisce quello automatico di oggi invece di raddoppiarlo.

Un messaggio in alto ti dice cos'è successo:

N genitori o tutori sollecitati. Le email sono partite.
Nessuno da sollecitare: nessuna conferma in attesa, oppure i genitori o tutori sono già stati sollecitati oggi. Non è stato inviato nulla.
Nessuno sollecitato: N genitori o tutori non raggiungibili al momento (limite di invii). Troppi solleciti allo stesso tutore in poco tempo. Riprova più tardi.

Se alcuni tutori sono stati raggiunti e altri no, il messaggio riporta entrambi i numeri.

Il Giorno del Check-in

Apri la pagina di check-in dell'atleta. Se manca qualcosa, un avviso rosso Consenso del genitore o tutore richiesto spiega il perché e il pulsante Registra presenza resta disabilitato. Il motivo è uno di tre:

Il consenso del genitore o tutore non è stato registrato per questo atleta minorenne.
Il genitore o tutore deve ancora confermare tramite il link inviato alla sua email.
Questo evento richiede che un organizzatore verifichi di persona l'identità del genitore o tutore prima che il consenso sia valido.

A seconda del caso, l'avviso offre due azioni.

Gestisci il consenso del genitore o tutore è dove inserisci i dati del tutore. Crea solo un consenso in attesa e invia al tutore un link via email, a ogni livello: l'avviso resta e il tutore deve ancora confermare. Il pulsante che premi lì dice Registra il consenso del genitore o tutore oppure Invia al genitore o tutore per la conferma, in base al livello del tuo evento, ma il risultato è lo stesso.
Registra attestazione di persona è l'unica azione del banco che conferma il consenso, e l'avviso sparisce quando la usi. Compare a ogni livello, una volta che un tutore è registrato. Usala solo dopo aver verificato tu l'identità del tutore: Hajime ti chiede di confermare di averlo fatto. Se non c'è ancora un tutore registrato, inseriscilo prima con Gestisci il consenso del genitore o tutore, poi attesta.

L'elenco iscrizioni ha la stessa attestazione sulla riga del minorenne che ne ha bisogno.

Anche altro può bloccare un minorenne. Un documento richiesto mancante mostra i tipi mancanti, e puoi accettare l'iscrizione senza di essi se decidi così. Un evento che richiede un adulto accompagnatore ne vuole uno registrato prima.

Quando il Consenso Viene Revocato

Un tutore può ritirare il consenso dall'app o dal link ricevuto per email, e tu puoi registrare un ritiro ricevuto su carta o per telefono: nell'elenco iscrizioni scegli Registra ritiro del consenso sulla riga e conferma. Al banco l'iscrizione resta bloccata finché un tutore non dà di nuovo il consenso.

Se l'atleta ha già fatto il check-in, un ritiro non annulla mai il check-in. La pagina di check-in mostra un avviso che dice che il consenso è stato revocato, in che data e da chi (il genitore o tutore, tu o l'atleta), e che l'atleta risulta ancora registrato al check-in. Scegli Vai all'elenco iscritti per annullare il check-in se decidi di toglierlo.

Adulto Accompagnatore, Documenti e Contatto di Emergenza

Registrare l'Adulto Accompagnatore al Check-in spiega le tre opzioni della scheda al banco: tutore presente, delegato presente o accettato in altro modo. Richiedi Documenti per il Tuo Evento spiega cosa gli atleti devono caricare prima del check-in. Chi Chiamare per un Minorenne Infortunato spiega il contatto di emergenza.

Esporta le Prove del Consenso

Scegli Esporta le prove del consenso sopra l'elenco iscrizioni per scaricare un CSV con l'iscrizione di ogni minorenne dell'evento, comprese quelle il cui tutore non ha ancora dato il consenso. Ogni riga riporta nome e anno di nascita dell'atleta, nome, rapporto e livello di verifica del tutore, come è stato dato il consenso e quale versione del testo è stata accettata, quando è stato dato, e chi ha attestato il tutore di persona. Un consenso ritirato resta nel file come riga a sé, segnata withdrawn nella colonna consent_state, con la data e il canale con cui è stato ritirato; se poi il tutore ha dato di nuovo il consenso, il file contiene entrambe le righe, dalla più vecchia, e la più recente è segnata current. Anche una richiesta ancora in sospeso che è stata chiusa (per esempio perché hai sostituito il tutore, o il tutore l'ha rifiutata o ha rifiutato l'evento) compare come withdrawn: in quel caso status è pending_guardian e la data del consenso è vuota, perché il tutore non ha mai dato il consenso. Il motivo del ritiro non viene registrato, quindi non è nel file. Il pulsante, insieme al sollecito, lo vede lo staff che può gestire lo stato delle iscrizioni dell'evento.

Età Non Coerente alla Pesata

Quando un atleta inserisce la data di nascita dopo l'iscrizione, la divisione scelta può non essere più adatta. Alla postazione di pesata una riga gialla dice che l'atleta non soddisfa i requisiti di età per la categoria, e se è sopra o sotto il limite. Scegli Sposta in un'altra divisione per metterlo in quella giusta. Scegli Presa visione per mantenere la divisione di proposito: Hajime registra che l'hai fatto e la riga sparisce finché la pagina non viene riaperta. La stessa riga compare nell'elenco iscrizioni.

Domande Frequenti

Il tutore è in attesa ma il genitore è davanti a me. Verifica la sua identità, poi scegli Registra attestazione di persona nell'avviso: conferma il consenso a qualsiasi livello. Se non c'è ancora un tutore registrato, inserisci i dati con Gestisci il consenso del genitore o tutore e poi attesta. Gestisci il consenso del genitore o tutore da solo manda al genitore soltanto un link via email.

Un tutore dice di non aver ricevuto l'email. Fai un sollecito dall'elenco, o chiedigli di controllare lo spam. Il sollecito serve solo a ricordare: il link di conferma è quello dell'email originale.

Il sollecito raggiunge i tutori che hanno ritirato il consenso? No. Raggiunge i tutori a cui manca ancora una conferma, sulle iscrizioni ancora attive. Un tutore che ha ritirato il consenso o rifiutato l'evento non viene sollecitato.