Aggiungi collaboratori all'evento e delega l'accesso
Dai a chi gestisce iscrizioni, pesata, cassa e tabelloni l'accesso solo alle parti dell'evento che gli servono, con una data di scadenza facoltativa.
Applies to: Organizzatori
Organizzare un evento richiede più di due mani. La pagina Staff ti permette di dare a ogni collaboratore l'accesso solo alle schermate che servono al suo compito, e di toglierlo quando la giornata è finita.
La pagina la vedono solo le persone che gestiscono l'evento: l'organizzatore che lo ha creato, i manager di un'accademia co-proprietaria e gli amministratori dell'organizzazione proprietaria. I collaboratori che aggiungi non possono aggiungerne altri.
Apri la pagina Staff
Apri l'evento e scegli Staff nel menu dell'evento. La pagina si intitola Team dell'evento e accessi delegati e ha tre parti: il modulo per aggiungere qualcuno, il Team attuale e gli Inviti in attesa.
[Screenshot placeholder: pagina Staff con il modulo di aggiunta e l'elenco del team]
Scegli un ruolo
Nel menu Ruolo scegli il preset che corrisponde al compito:
- Organizzatore principale: tutto quello che segue. Per un co-organizzatore di cui ti fidi completamente.
- Sportello iscrizioni: Iscrizioni e Pagamenti (opera).
- Weigh in desk: solo Pesata.
- Tesoriere: Pagamenti (opera) e Quote e pagamenti (configura).
- Bracket: Tabelloni e programma.
- Coordinatore giudici: Giudici.
Il ruolo preselezionato è Sportello iscrizioni.
Se nessun preset va bene, scegli Scegli invece le singole autorizzazioni. Nel menu compare l'opzione Personalizzato, con una casella per ogni autorizzazione e una breve descrizione.
Cosa sblocca ogni autorizzazione
| Autorizzazione | Cosa può fare la persona | Pagine dell'evento che vede |
|---|---|---|
| Iscrizioni | Registrare l'arrivo degli atleti e gestire lo stato delle iscrizioni: conferma, check-in, assente, iscrizione per conto terzi. | Iscrizioni |
| Pesata | Registrare i pesi alla bilancia e spostare un atleta nella divisione che il suo peso determina. Non include check-in né denaro. | Pesata |
| Pagamenti (opera) | Saldare i pagamenti delle iscrizioni e consultare i rendiconti finanziari. È il ruolo di cassiere. | Rendiconto, Report |
| Quote e pagamenti (configura) | Impostare regole delle quote, scaglioni, pacchetti e instradamento dei pagamenti. È il ruolo di tesoriere e implica autorità sui prezzi. | Quote |
| Tabelloni e programma | Generare e gestire tabelloni, tatami e programma dell'evento. | Tabelloni, Tatami, Programma |
| Giudici | Invitare i giudici e accettare, rifiutare o revocare le loro assegnazioni per l'evento. | Giudici |
| Impostazioni evento | Modificare dettagli, specialità, sede e date, gestire l'accesso video e inviare comunicazioni. | Modifica, Comunicazioni, Documenti |
| Pubblica | Pubblicare l'evento e portarlo avanti nelle sue fasi: iscrizioni, tabelloni, avvio, conclusione. | I comandi di fase nella pagina dell'evento |
I collaboratori vedono solo le voci di menu sbloccate dalle loro autorizzazioni. Annullare o eliminare l'evento, la pagina Staff e la pagina Riconoscimento restano a chi gestisce l'evento, qualunque autorizzazione abbia un collaboratore.
Aggiungi chi ha già un account
- In Trova qualcuno scrivi un nome in Cerca per nome e scegli la persona tra i risultati. Se hai scelto quella sbagliata usa Cambia.
- Scegli il ruolo.
- Se vuoi, imposta Accesso valido fino a (opzionale). La data deve essere futura e l'accesso termina quel giorno.
- Seleziona Aggiungi al team.
La persona ottiene subito l'accesso e compare nel Team attuale, con chi l'ha aggiunta e quando.
Invita qualcuno via email
Se non sai se la persona ha un account, usa la sezione Invita via email sotto il separatore O. Inserisci l'indirizzo, scegli il ruolo (ed eventualmente la scadenza) e seleziona Invita via email.
Se l'indirizzo appartiene a un account esistente, la persona ottiene subito l'accesso. Altrimenti riceve un invito via email da accettare per iscriversi. Il messaggio di conferma è identico nei due casi, quindi non scopri mai se un indirizzo è registrato. Gli inviti per evento sono limitati ogni giorno: mandali in un unico giro, senza uno alla volta.
Gestisci il team
Ogni riga del Team attuale mostra la persona, il suo ruolo (o i nomi delle autorizzazioni per un accesso personalizzato) e, se l'hai impostata, la data Accesso fino al. Passata quella data compare il badge Scaduto. Con Revoca togli l'accesso in qualsiasi momento.
Negli Inviti in attesa vedi ogni indirizzo email, la scadenza dell'invito e la data fino a cui darebbe accesso. Invia di nuovo rimanda l'email, Revoca annulla l'invito. Un invito scaduto va sostituito con uno nuovo.
Domande frequenti
Posso cambiare il ruolo di qualcuno? Revoca l'accesso e aggiungi di nuovo la persona con il ruolo che vuoi.
Un collaboratore deve far parte di un'accademia? No. Basta un account Hajime.
Lo sportello iscrizioni può gestire il denaro? Il ruolo Sportello iscrizioni include Pagamenti (opera), quindi può saldare i pagamenti nella giornata. Per impostare le quote serve Quote e pagamenti (configura), che appartiene al ruolo Tesoriere. Vedi Impostare le Quote dell'Evento.
E dopo? Genera e pubblica i tabelloni e La Mattina dell'Evento descrivono il lavoro dei collaboratori ai tabelloni e alle iscrizioni.