Informativa Privacy

Titolare del Trattamento

Cosa Trattiamo

Trattiamo dati di account e utilizzo della piattaforma necessari per fornire funzionalità di gestione tornei, autenticazione utente e sicurezza della piattaforma.

Di Chi Trattiamo i Dati

Trattiamo i dati di atleti, di tutori (genitori o tutori legali, con o senza account), di allenatori, responsabili e staff delle accademie, di organizzatori di eventi, giudici e altro staff di evento, e di chi ci scrive tramite i moduli di contatto e di richiesta GDPR.

Minori e Tutori

Alla creazione di un account atleta Hajime chiede data di nascita e paese. L'età del consenso digitale dipende dal paese indicato nel profilo dell'atleta (ad esempio 14 anni in Italia e 16 anni per i paesi senza un'impostazione specifica). Un atleta che non ha ancora raggiunto tale età ha bisogno di un tutore collegato per iscriversi agli eventi e per usare la maggior parte delle funzioni; le impostazioni e le pagine del tutore restano disponibili. Un tutore può anche gestire l'account di un figlio (senza email e senza accesso per il figlio) e agire per suo conto.

Per iscrivere un minore a un evento registriamo:

• nome, indirizzo email e numero di telefono del tutore come inseriti, il rapporto di parentela e l'indirizzo IP da cui proviene la dichiarazione
• la versione e la lingua del testo della dichiarazione, e se il tutore ha confermato l'indirizzo email tramite un link monouso o se un organizzatore ha registrato una verifica di persona (registriamo chi ha verificato quale tipo di documento e quando, mai una copia del documento)
• il consenso del tutore per ogni evento: data, versione del testo, lingua e indirizzo IP
• un adulto accompagnatore designato per un evento (nome, telefono e note)
• una voce di audit, con soli identificativi e senza dati di contatto, ogni volta che lo staff di evento apre il contatto di emergenza di un minore

Chi può vederli: organizzatori di eventi, staff assegnato all'evento e responsabili delle accademie, secondo regole basate sui ruoli. I dati del contatto di emergenza al tatami e nell'elenco iscritti sono mostrati solo allo staff di evento autorizzato quando li richiede, e ogni visualizzazione viene registrata con soli identificativi. I dati di contatto del tutore sono mostrati anche allo staff di evento autorizzato e ai responsabili delle accademie nelle pagine di iscrizione e check-in. Nelle pagine pubbliche (tabelloni, risultati, statistiche) un minore compare con le iniziali e il club, senza foto e senza link al profilo. Il paese resta visibile. Un tutore con account collegato può consentire maggiore visibilità agli avversari dello stesso tabellone o ai partecipanti dello stesso evento. Chi era minorenne a un evento resta mascherato nei risultati di quell'evento finché, da adulto, non sceglie diversamente.

Documenti Atleta e Dati sulla Salute

Gli atleti possono caricare certificati medici, tessere e altri documenti (PDF, JPEG o PNG). I file sono conservati in modo privato e si aprono solo tramite link a scadenza. Possono aprirli l'atleta, un tutore collegato all'account di un atleta minorenne, gli amministratori dell'organizzazione a cui appartiene una tessera, gli organizzatori e lo staff di evento con accesso alle iscrizioni per gli eventi interessati, e gli amministratori della piattaforma. I proprietari e i responsabili di un'accademia a cui l'atleta appartiene attualmente possono caricare il certificato medico o la tessera di un minorenne attuale e vederne lo stato, senza aprire il file. Il gruppo sanguigno, se lo indichi, viene salvato solo dopo il tuo consenso esplicito.

I documenti vengono eliminati automaticamente 90 giorni dopo l'eliminazione dell'account, e i documenti della tessera 30 giorni dopo la sospensione dell'iscrizione all'organizzazione.

Base Giuridica

Esecuzione del contratto e interesse legittimo per operazioni della piattaforma, sicurezza, prevenzione abusi e affidabilità del servizio.

Conservazione

Periodi di conservazione attuali:

• Le prove del consenso del tutore (nome, email e telefono del tutore, indirizzi IP, consensi, dati dell'adulto accompagnatore e registrazioni delle dichiarazioni dei tutori) sono conservate per 10 anni dalla fine della tutela o dall'eliminazione dell'account dell'atleta, a seconda di quale avviene prima. Sono conservate per accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria (l'art. 17, par. 3, lett. e GDPR consente di conservarle per questa finalità). Finché sono conservate, sono nascoste nelle schermate del prodotto, possono essere lette solo dagli amministratori della piattaforma per finalità di conformità e legali (ogni lettura viene registrata) e dal tutore stesso tramite la propria esportazione dei dati o una richiesta di accesso, e vengono eliminate automaticamente alla fine del periodo.
• Le accettazioni dei codici di condotta di un account eliminato sono conservate per lo stesso numero di anni, nascoste allo stesso modo, e poi eliminate.
• Documenti atleta: 90 giorni dopo l'eliminazione dell'account, 30 giorni dopo una sospensione dell'iscrizione all'organizzazione (vedi sopra).
• Notifiche in-app: 90 giorni.
• Log di audit (le nuove voci contengono solo identificativi): 10 anni.
• Link di invito ai tutori non utilizzati, esportazioni di dati ed esportazioni di report: fino alla scadenza.
• Tutto il resto: per il tempo necessario a fornire il servizio e rispettare obblighi di legge.

I dati eliminati possono restare nei backup fino alla rotazione dei backup stessi.

Eliminare il Tuo Account

Quando elimini il tuo account, questo viene anonimizzato e i tuoi documenti atleta vengono eliminati dopo il periodo indicato sopra. Prima di confermare, la pagina di eliminazione ti indica che cosa Hajime deve conservare e fino a quale data, e l'email di conferma elenca che cosa è stato effettivamente conservato. Se sei un atleta con dei tutori, le prove del loro consenso sono conservate come descritto nella sezione Conservazione. Se sei un tutore con un account, le tue tutele vengono chiuse e le prove che hai fornito sono conservate allo stesso modo.

I record conservati non vengono eliminati in anticipo su richiesta. Se chiedi la cancellazione di un record conservato, ti rispondiamo indicando la data in cui verrà eliminato.

Responsabili del Trattamento

Hajime agisce come titolare del trattamento. Le seguenti terze parti trattano dati per nostro conto:

• Cloudflare, Inc.: analytics web (beacon cookieless). Il tuo indirizzo IP viene utilizzato in modo transitorio per ricavare la provenienza geografica a livello paese e stimare i visitatori unici; non viene conservato come profilo personale. Cloudflare tratta i dati sulla propria rete globale ai sensi del proprio Data Processing Addendum standard.
• Cloudflare, Inc.: protezione bot (Turnstile), utilizzata nei moduli di contatto e richiesta GDPR. Non viene costruito alcun profilo analitico.
• Fly.io, Inc.: hosting applicazione (regione Amsterdam).
• Supabase, Inc.: database PostgreSQL gestito che conserva i dati di account, profili, eventi e iscrizioni (regione Europa occidentale, Irlanda).
• Tigris Data, Inc. (archiviazione di oggetti compatibile S3, gestita su Fly.io): file caricati come documenti atleta, avatar e immagini degli eventi, conservati nella regione di Amsterdam (Paesi Bassi). Coperto dal Data Processing Addendum di Tigris, che include le Clausole Contrattuali Standard UE per i trasferimenti fuori dallo SEE.
• Mailjet: invio delle email transazionali (account, iscrizioni, notifiche e conferme del tutore). Riceve l'indirizzo del destinatario e il contenuto del messaggio. Coperto dal Data Processing Agreement di Sinch (Mailjet).
• Stripe: elaborazione dei pagamenti delle iscrizioni agli eventi e delle donazioni, secondo il Data Processing Agreement di Stripe. Per la prevenzione delle frodi e i propri obblighi di legge (come i controlli antiriciclaggio) Stripe agisce come titolare autonomo.
• Sentry: segnalazioni di errori e log applicativi di livello warning, usati per individuare e correggere i bug. I campi sensibili noti (come gli indirizzi email) vengono rimossi prima dell'invio. I dati sono conservati negli Stati Uniti, secondo il Data Processing Addendum di Sentry.
• Servizi push dei browser: se attivi le notifiche push, la notifica viene cifrata per il tuo browser e recapitata tramite il servizio push del produttore del tuo browser.

Alcuni di questi fornitori hanno sede, o possono trasferire dati, in paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, principalmente negli Stati Uniti. Questi trasferimenti si basano sull'EU-US Data Privacy Framework o sulle Clausole Contrattuali Standard UE, come previsto dall'accordo sul trattamento dei dati di ciascun fornitore.

I Tuoi Diritti (GDPR)

Puoi richiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità o opposizione usando il modulo richiesta sotto. Se hai un account puoi anche scaricare i tuoi dati dalle impostazioni dell'account (i tutori con account ricevono anche i dati relativi al ruolo di tutore, comprese tutele, consensi e deleghe) ed eliminare lì il tuo account. Se sei un tutore senza account, usa il modulo e indica l'indirizzo email con cui sono stati dichiarati i dati.

Rispondiamo entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta (art. 12, par. 3 GDPR, prorogabili nei casi previsti dalla legge). Potremmo chiederti prima di verificare la tua identità.

Contatto

Per domande sulla privacy, contattare info@hajime.it.